如何使用Teams开会？

使用Teams开会非常简单。打开Teams后，点击左侧的“日历”或“会议”选项，选择“新建会议”。填写会议主题、日期、时间并邀请参会人员后点击“发送”，系统会自动生成会议链接。参会者可通过链接或Teams通知加入会议。你也可以点击“立即开会”快速发起临时会议，并在会议中共享屏幕或录制内容。

创建Teams会议的基本操作

如何在Teams日历中发起会议

• 打开Teams日历功能入口：在Teams应用左侧栏中点击“日历”选项，系统将自动加载当前用户的日程视图，默认显示为周视图，也可手动切换为日视图或月视图，以便更好规划会议时间。
• 点击新建会议并填写相关信息：点击右上角的“新会议”按钮后，会出现会议安排界面，用户需要填写会议标题、开始与结束时间、参与人员邮箱、会议描述等基本信息，也可选择是否重复会议。
• 确认会议安排并发送邀请：完成信息填写后点击“发送”按钮，系统会自动为该会议生成Teams链接，并向所有参与者发送日历邀请邮件，受邀人可通过链接或Teams日历直接加入会议。

使用Outlook同步安排Teams会议

• 在Outlook中启用Teams加载项：打开Outlook桌面端或网页版，在新建会议或日历事件页面中，确保顶部工具栏已加载“Teams会议”按钮，如未出现可前往“加载项管理”启用MicrosoftTeams插件。
• 创建新会议并添加Teams链接：点击“新建会议”，输入会议主题、时间和收件人信息后，点击“Teams会议”按钮，系统会自动将会议链接插入至邮件正文，并嵌入会议ID与加入选项。
• 发送邀请并与Teams同步：完成会议设置后点击“发送”，该会议会自动出现在Teams日历中，并同步至所有受邀者的Outlook日历中，实现跨平台统一管理，提升协作效率。

如何创建即时会议并邀请参与者

• 快速发起“立即开会”功能：在Teams左侧“聊天”或“团队”页面中点击右上角摄像头图标，选择“立即开会”即可创建一场即时会议，适用于紧急沟通或无需提前安排的讨论场景。
• 设置会议主题并开启会议室：点击“立即开会”后可输入会议名称，点击“开始会议”后即进入会议界面，系统自动启用麦克风与摄像头设置，用户可在会议中随时添加或调整设备权限。
• 邀请他人加入当前会议：在会议中点击“参与者”面板中的“邀请人员”，可输入同事邮箱、复制会议链接或点击“共享邀请”按钮，通过聊天、邮件或外部方式邀请其他人实时加入会议。

加入Teams会议的多种方式

通过链接加入Teams会议的方法

• 查收会议邀请邮件中的链接：在使用Teams安排的会议中，组织者发送的会议邀请邮件或日历事件通常包含一个“点击此处加入会议”或“Join Microsoft Teams Meeting”的超链接，收件人只需点击该链接即可自动跳转至Teams网页或客户端应用，进入会议前准备界面。
• 选择浏览器或应用打开会议：点击会议链接后，系统会提示选择使用浏览器打开、继续在Teams应用中打开，或下载安装Teams客户端。若已安装Teams，建议点击“在应用中打开”以获取更完整的音视频和共享功能；若未安装，也可点击“继续使用此浏览器加入”，使用网页版参会，无需额外下载。
• 输入姓名并加入会议界面：若使用浏览器加入并未登录Microsoft账户，系统会要求手动输入姓名作为参会人标识，输入后点击“加入会议”按钮即可进入等待室，待主持人允许后即可加入会议；如已登录账号，则可直接进入会议或自动等待批准。

在Teams应用中直接进入会议的步骤

• 打开Teams应用并进入日历界面：启动Teams应用（桌面端或移动端），点击左侧导航栏中的“日历”选项，用户将在此看到所有已被邀请或安排的会议事件，会议以列表或时间轴方式显示，清晰明了。
• 找到即将开始或已开始的会议事件：查看当前日期与时间段，找到目标会议日程，点击该日程条目将进入会议详情页面，此页面显示会议标题、参与者、时间以及会议链接等关键信息。
• 点击“加入”按钮进入会议：在会议详情页点击右上角“加入”按钮，系统将跳转至会议准备界面，用户可选择是否开启摄像头、麦克风、虚拟背景等设置，调整完毕后点击下方“立即加入”即可进入会议界面。如会议已开始可直接进入，如会议尚未开始可进入等待状态。

使用会议ID和密码参与会议流程

• 获取会议ID与密码的方式：会议ID通常由会议组织者提供，存在于会议邀请正文或Teams会议链接中（形如：MeetingID:1234567890），某些会议可能会额外设置访问密码用于验证身份，增强会议安全性，密码一般也随同邀请邮件或日程事件发送。
• 在Teams中输入会议ID加入会议：打开Teams应用后，在主界面顶部搜索栏或日历页面右上角点击“加入会议”按钮，在弹出的输入框中选择“通过ID加入”，输入完整的会议ID号码并填写密码（如有），点击“加入”后即进入会议准备页面，完成音视频设备检查后加入会议。
• 使用移动端或网页版输入会议ID：在手机Teams应用中，点击底部菜单栏的“日历”或“更多”，找到“加入会议”选项，输入会议ID与密码后同样可快速加入。若使用浏览器版本，可访问Teams会议链接页面，点击“使用会议ID加入”，输入相关信息后进入等待室等待主持人批准。

管理Teams会议中的主持权限

如何设置主持人和共同主持人

• 了解主持人与共同主持人的区别：在Teams会议中，主持人（Organizer）通常是创建会议的人，拥有最高管理权限，包括开启或关闭会议录制、管理参与者、设置会议策略等；共同主持人（Co-organizer）则具备部分主持权限，可代替主持人进行会议管理，例如批准等待室人员、控制发言顺序、管理共享内容等。
• 在创建会议时设置主持人：当用户在Teams日历或Outlook中创建会议时，系统会自动将会议创建者设为主持人。若需添加其他共同主持人，可在会议创建页面点击“会议选项”，在“选择共同主持人”栏中输入同事姓名或邮箱地址，系统将自动识别公司内部账户并赋予其相应权限。
• 在会议开始后添加共同主持人：如果会议已经开始但需要额外协助管理，可在会议界面中点击“参与者”面板，找到目标与会者姓名，点击右侧的“更多操作”图标（三个点），选择“设为共同主持人”即可立即生效。被设为共同主持人的用户可立刻操作会议控制项，无需重新进入会议。

控制与会者的发言与屏幕共享权限

• 设置谁可以发言或解除静音：主持人可通过“参与者”面板统一管理发言权限。在会议选项中找到“允许参与者解除静音”开关，如果关闭此功能，普通与会者在发言前必须由主持人或共同主持人手动解除静音，这一设置适用于大型培训、网络研讨会或公司全员会议，以避免噪音干扰。
• 限制或开放屏幕共享权限：主持人可通过会议控制栏中的“共享”选项设置谁能共享内容。点击“共享权限”后可选择“仅主持人可共享”或“所有人可共享”。若会议中需要演示多方资料，可临时允许特定人员共享，结束后再恢复为主持人独占共享，防止误操作或信息泄露。
• 启用“举手发言”功能管理讨论秩序：Teams提供“举手”功能帮助参与者有序发言。主持人可在参与者列表中按举手顺序依次邀请发言，也可点击“放下所有举手”按钮重置状态，维持会议节奏与纪律。对于多人讨论场景，此功能可有效避免多人同时发言造成混乱。

会议中移除、静音或限制参与者行为

• 静音单个或所有参与者：在会议过程中若有与会者背景噪音过大或讲话干扰会议秩序，主持人可以点击“参与者”列表中该用户姓名旁的“静音”图标，也可使用“全部静音”功能一次性关闭所有人的麦克风，确保演讲或汇报过程顺畅进行。
• 移除不相关或违规参与者：若发现有误入会议或行为不当的人员，主持人可在参与者面板中点击该用户姓名右侧的“更多操作”选项，选择“移除会议”，该用户将立即断开连接且无法重新加入，除非再次被邀请。此功能在公开会议或外部会议中尤为重要，可防止信息泄露与会议中断。
• 限制参与者的特定功能：Teams会议还允许主持人控制参与者是否可录制、是否可使用聊天或反应功能。在“会议选项”中可关闭“允许聊天”或“允许使用反应表情”，适用于正式场合或对纪律要求较高的会议。若需进一步控制会议安全性，主持人还可关闭外部用户访问权限，确保会议内容仅限内部成员查看。

使用Teams会议的屏幕共享功能

分享整个桌面与特定窗口的区别

• 分享整个桌面的特点与适用场景：当用户选择“共享整个桌面”时，系统会将显示器上的全部内容实时传送给其他与会者，包括鼠标移动、窗口切换、弹出通知等操作。此方式适合需要频繁切换多个程序窗口或进行全屏演示的场景，例如实时操作演示、产品演练或技术支持。但也需要注意隐私保护，建议在分享前关闭不相关的程序或敏感信息窗口，避免意外暴露。
• 分享特定应用窗口的优势：若用户只想展示某个特定程序，如Excel、浏览器或视频播放器，可选择“共享窗口”功能，Teams只会捕捉选中窗口的内容，即使用户切换到其他程序，与会者也看不到。这种方式更具隐私性且避免干扰，适合重点讲解某一文件、软件或网页内容，减少视觉信息杂乱的问题。
• 多屏幕环境下的分享控制：对于使用多个显示器的用户，Teams会分别列出每块屏幕供选择，分享桌面时可选择特定屏幕进行展示，避免全部屏幕内容曝光。用户可根据演示需求灵活选取主屏或副屏进行内容展示，提升会议观感与控制力。

如何共享PowerPoint演示文稿

• 使用Teams内置的PowerPoint Live功能：在会议中点击“共享”按钮后，选择“PowerPoint Live”区域，Teams会自动显示用户最近在OneDrive或本地上传的演示文稿文件。选择所需文件后，演示文稿会以内嵌形式在会议中展示，支持动画、切换、笔记等完整演示效果。
• 演示者与观众拥有独立控制权限：PowerPoint Live允许演示者控制演示进度，同时允许观众自主查看幻灯片内容，用户可自由切换页面而不影响他人观看。主持人可在共享设置中关闭观众控制功能，实现同步播放的控制权集中。
• 支持批注与互动功能提升讲解效率：在PowerPoint Live中，演示者可使用激光笔、墨迹工具进行实时批注，帮助讲解内容更清晰；结合Teams会议聊天与举手功能，可在讲解过程中与听众即时互动，提升会议参与感和教学效果。

使用白板功能进行实时协作的操作方法

• 打开Microsoft Whiteboard白板界面：在会议中点击“共享”按钮后，选择“MicrosoftWhiteboard”选项，系统会创建一个可供多人同时编辑的白板空间。此功能适用于头脑风暴、流程绘图、结构图设计、集体备课等场景，让参与者协同思考与输出。
• 白板支持多种内容输入方式：用户可以在白板中手绘、插入文本框、粘贴便签、添加图像等，支持自由绘制流程图、模型图等图形结构。使用触控设备的用户还可直接进行手写输入，提升使用效率。
• 多人实时协作与存储方式：所有与会者在白板上的输入和修改会实时同步，可多人同时书写或操作，形成高互动性会议体验。会议结束后，白板内容会自动保存至Teams关联的OneDrive账户，便于会后查看、导出为图片或继续使用。